Suivi du temps et projets

Vous facturez à l'heure? Dans Ventes → Suivi du temps, vous et votre équipe inscrivez vos heures, puis Fidéo les transforme en facture. Et dans Ventes → Projets, vous regroupez factures, dépenses et heures d'un même mandat pour voir s'il est rentable.

Le suivi du temps est offert dès le forfait Essentiel. Les projets et leur rentabilité, dès le forfait Plus.

Inscrire vos heures

L'écran montre une semaine à la fois. Les flèches, à côté de « Semaine du… », font passer à la semaine précédente ou suivante.

1. Dans la zone de saisie, vérifiez la Date.
2. Choisissez le Client. Laissez « Aucun (temps interne) » pour du temps qui ne se facture à personne : administration, formation…
3. Décrivez Ce que vous avez fait : « Montage de la vidéo », « Réunion de démarrage ».
4. Inscrivez la Durée : 1:30, 1,5 ou 90 min, comme vous préférez.
5. Inscrivez votre Taux ($/h). Fidéo reprend celui de votre dernière entrée.
6. Laissez Facturable au client coché si ces heures doivent être facturées.
7. Cliquez Ajouter.

Les heures se regroupent par jour. En haut de la liste : le total de la semaine, et la part facturable.

Pour corriger une entrée, cliquez sur le crayon : elle revient dans la zone de saisie. Modifiez, puis Enregistrer. La corbeille la supprime. Une entrée déjà facturée ne se modifie plus : corrigez plutôt la facture.

La minuterie

Vous préférez chronométrer? Remplissez le client et la description, puis cliquez le bouton lecture (Démarrer la minuterie) à côté de Ajouter. Un bandeau vert affiche le temps qui file. Cliquez Arrêter quand vous avez fini : l'entrée s'inscrit avec la durée exacte.

Démarrer une nouvelle minuterie arrête celle qui roulait déjà. Pas de risque d'en oublier une ouverte.

Le temps de toute l'équipe

Chaque personne inscrit ses propres heures. Si vous gérez la facturation, vous voyez celles de toute l'équipe, et deux filtres s'ajoutent : Toute l'équipe (ou une personne) et Tous les clients (ou un client).

Facturer vos heures

Si vous gérez la facturation, l'encadré À facturer, à droite, liste par client les heures facturables pas encore facturées, toutes semaines confondues, avec le montant.

1. Cliquez Facturer à côté du client.
2. Fidéo crée un brouillon de facture : une ligne par entrée, avec la date, la durée et votre taux.
3. Vérifiez le brouillon, puis émettez-le et envoyez-le.

Les heures facturées sont marquées « facturé » et ne reviendront pas dans l'encadré.

Créer un projet

Un projet, c'est un mandat qui s'étire dans le temps : une vidéo corporative, une rénovation, un site Web.

1. Ouvrez Ventes → Projets, puis Nouveau projet.
2. Inscrivez le Nom du projet et, au besoin, le Client (facultatif).
3. Ajoutez les dates de Début et de Fin prévue.
4. Inscrivez, si vous les connaissez, le Prix prévu ($, avant taxes) et les Coûts prévus ($).
5. Cliquez Créer le projet.

Rattacher factures, dépenses et heures

Un champ Projet apparaît ensuite à trois endroits :

• dans vos devis, factures et notes de crédit;
• dans vos dépenses;
• dans la saisie du temps.

Choisissez-y le projet. Seuls les projets du client choisi, et ceux sans client, sont proposés.

Voir la rentabilité

La liste des projets montre pour chacun les Revenus, les Coûts, la Marge (ce qui reste une fois les coûts payés, en dollars et en pour cent) et les Heures. Les onglets En cours, Terminé, Annulé et Tous filtrent la liste.

Cliquez sur un projet pour voir le détail :

• Revenus facturés, avec une barre qui compare au prix prévu;
• Coûts, en rouge s'ils dépassent ce qui était prévu;
• Marge et Heures, avec le temps pas encore facturé;
• les listes Factures et notes de crédit, Dépenses, Devis et Heures rattachés.

Les revenus et les coûts sont avant taxes et tirés de vos livres : seules les factures émises et les dépenses inscrites comptent.

Terminer ou supprimer un projet

Marquer terminé range le projet; Rouvrir le remet en cours. Modifier change le nom, le client, les dates, les montants prévus ou la description.

Un projet qui a déjà des documents ou des heures ne se supprime pas : changez plutôt son statut à « Terminé » ou « Annulé ».