Paie

Le module Paie calcule le salaire net de vos employés, les retenues à la source et vos cotisations d'employeur. Il prépare les talons, les envoie par courriel, passe chaque paie au grand livre et vous dit combien remettre aux gouvernements, et quand. Vous le trouvez dans le menu Paie : Paies, Employés et Remises.

La paie est une extension offerte avec tous les forfaits : un prix de base par mois, plus un montant par employé payé. Ajoutez-la dans Paramètres → Abonnement, section Extensions, avec Ajouter la paie.

Les calculs suivent les tables officielles de l'ARC (guide T4127) et de Revenu Québec (guide TP-1015.F). Ce sont tout de même des calculs automatiques : vérifiez avec votre comptable, surtout votre première paie. Tant que les taux de l'année n'ont pas été validés par un comptable, un avis jaune vous le rappelle sur chaque paie.

Régler la paie une fois pour toutes

Dans Paie → Paies, l'icône d'engrenage ouvre les Paramètres de paie :

• Fréquence des remises : mensuelle ou trimestrielle, celle que l'ARC et Revenu Québec vous ont attribuée;
• Taux de la CNESST, en dollars par 100 $ de salaire, inscrit sur votre avis de cotisation;
• Numéro de compte de retenues de l'ARC et Numéro d'identification de Revenu Québec.

Plus bas, la section Taux utilisés montre les taux de l'année : RRQ, assurance-emploi, RQAP, FSS et normes du travail.

Ajouter un employé

1. Ouvrez Paie → Employés, puis Nouvel employé.
2. Identité : prénom, nom, poste, adresse, date de naissance et Numéro d'assurance sociale. Indiquez un courriel : c'est là que partira son talon.
3. Emploi et rémunération : date d'embauche, Fréquence de paie (chaque semaine, aux deux semaines, deux fois par mois ou chaque mois), puis le Mode de rémunération : à l'heure, avec le taux et les heures habituelles par paie, ou au salaire annuel.
4. Vacances : le pourcentage (4 % ou 6 % au Québec), ajouté à chaque paie ou mis de côté. Mises de côté, Fidéo suit le solde accumulé.
5. Impôt : reportez les montants des formulaires TD1 (fédéral) et TP-1015.3 (Québec) que l'employé vous a remis. Vous pouvez aussi ajouter une retenue supplémentaire, une cotisation à un régime de retraite (RPA) ou à un REER.
6. Cliquez Enregistrer.

Le NAS est chiffré. Pour l'afficher, cliquez l'œil : Fidéo vous redemande votre mot de passe et le note au journal de l'entreprise.

Un employé qui part garde sa fiche : inscrivez sa Date de départ et décochez Employé actif (inclus dans les nouvelles paies). Il passe alors sous Partis ou inactifs.

Faire une paie

1. Dans Paie → Paies, cliquez Nouvelle paie.
2. Vérifiez le Début de la période, la Fin de la période et la Date de versement. Fidéo propose la période qui suit la dernière.
3. Cliquez Préparer la paie. Un talon est créé pour chaque employé actif, avec ses heures habituelles.
4. Ajustez au besoin les Heures, les Heures sup., les Autres gains, une Prime / rétro ou des Vacances versées. Tout se recalcule aussitôt.
5. Cliquez le nom d'un employé pour voir le détail : gains, retenues (impôts, RRQ, assurance-emploi, RQAP) et cotisations de l'employeur (dont FSS, CNESST et normes du travail).
6. Cliquez Approuver.

En haut, quatre cases résument la paie : Salaires bruts, Retenues, Salaires nets à verser et Cotisations de l'employeur, avec le coût total.

Une fois approuvée, la paie est passée au grand livre, le registre où Fidéo inscrit toutes les opérations de votre comptabilité : salaires, charges sociales et retenues à remettre. Vous devez corriger quelque chose? Annuler l'approbation : l'écriture est contrepassée, c'est-à-dire annulée par une écriture inverse, et la paie revient en brouillon.

Fidéo calcule la paie, mais ne verse pas les salaires : faites les dépôts comme d'habitude, par votre institution financière.

Envoyer les talons

Sur une paie approuvée, Envoyer les talons envoie à chaque employé son talon en PDF, par courriel. L'icône de document, au bout de chaque ligne, ouvre le talon pour l'imprimer. Les employés sans courriel sont signalés.

Remises de retenues

Paie → Remises dresse l'échéancier de l'année : pour chaque période, le montant à remettre à l'ARC (impôt fédéral, assurance-emploi), à Revenu Québec (impôt du Québec, RRQ, RQAP, FSS, CNESST) et, une fois l'an, la cotisation aux normes du travail. Une remise en retard est signalée en rouge.

Fidéo ne paie pas à votre place : payez par les services en ligne des gouvernements ou par votre institution financière. Ensuite, cliquez Payée, inscrivez le Montant payé et la Date du paiement, puis Enregistrer. L'écriture est passée au grand livre.

Fin d'année : T4 et relevés 1

Dans Paie → Paies, le bouton T4 et relevés 1 montre, par employé, les montants de chaque case du T4 et du relevé 1, tirés des paies approuvées de l'année civile. Le bouton Fichier CSV les exporte pour votre comptable.

Fidéo ne transmet pas les feuillets aux gouvernements. Reportez ces montants dans les services en ligne de l'ARC et de Revenu Québec, ou remettez le fichier à votre comptable, au plus tard le dernier jour de février. La première année, faites vérifier la correspondance des cases.