Devis

Un devis (ou une soumission), c'est le prix que vous proposez avant de faire le travail. Dans Ventes → Devis, vous le préparez, vous l'envoyez par courriel et votre client l'accepte en ligne, avec sa signature. Une fois accepté, il devient une facture en un clic : vous ne retapez rien.

Créer un devis

1. Ouvrez Ventes → Devis, puis Nouveau devis.
2. Dans Client, tapez quelques lettres et choisissez le client. Il doit d'abord exister dans Ventes → Clients.
3. Vérifiez la Date et la date Valide jusqu'au. Laissée vide, cette date est calculée à l'émission selon la durée de validité de vos devis (Paramètres → Facturation, 30 jours au départ).
4. Ajoutez vos lignes avec + Ajouter un produit ou service…, ou Ligne libre pour un élément ponctuel. Pour chaque ligne : Quantité, Prix ($), Rabais (%) au besoin et Taxes.
5. Écrivez au besoin une Note au client.
6. Cliquez Enregistrer le brouillon pour y revenir plus tard, ou Émettre le devis s'il est prêt.

Le total, taxes comprises, reste affiché au bas de l'écran pendant que vous travaillez.

Plus d'options ouvre la Référence du client (bon de commande), la Langue du document, le Pied de page et les Conditions particulières pour ce document. Laissées vides, ce sont vos conditions générales de Paramètres → Facturation qui s'appliquent.

Brouillon ou émis

Un brouillon n'a pas encore de numéro et votre client ne peut pas le voir. Quand vous l'émettez, il reçoit son numéro (D-0001, D-0002…). Un devis émis se modifie encore tant que le client ne l'a pas accepté.

Sur la page du devis, vous pouvez aussi joindre des documents (plans, fiche technique…) avec Joindre un fichier, et, avec le forfait Essentiel, Joindre un contrat. Voyez la page d'aide sur les contrats.

Envoyer le devis

1. Sur la page du devis, cliquez Envoyer.
2. Vérifiez les destinataires : le courriel de facturation du client et ses courriels en copie sont déjà inscrits. Ajoutez-en au besoin.
3. Ajustez l'Objet et le Message, puis cliquez Envoyer.

Le PDF part en pièce jointe, avec un lien pour consulter le devis en ligne. Si c'était un brouillon, il est d'abord émis et numéroté.

Sous le titre, Fidéo vous dit quand le devis a été envoyé et quand le client l'a consulté. Vous préférez transmettre le lien vous-même, par texto par exemple? Cliquez Copier le lien client.

Acceptation et signature en ligne

En ouvrant le lien, votre client voit le devis, les documents joints et vos conditions. Dans la section Accepter ce devis, il inscrit son nom complet, coche la case d'accord, signe dans le cadre avec la souris ou le doigt, puis clique Accepter le devis. Pas de compte à créer.

Il peut aussi cliquer Refuser et donner une raison, s'il le souhaite.

Dans les deux cas, vous êtes avisé dans la cloche. Sur la page du devis, vous voyez le nom de la personne, sa signature, et le Motif du refus s'il y a lieu. Si le devis changeait après la signature, Fidéo l'indiquerait : « Le devis a changé depuis sa signature. »

Un devis dont la date Valide jusqu'au est passée ne peut plus être accepté en ligne : le client est invité à communiquer avec vous. Dupliquez-le pour lui en envoyer une version à jour.

Accord reçu autrement

Le client a dit oui au téléphone ou en personne? Cliquez Marquer accepté. Fidéo note que l'acceptation a été inscrite par vous. À l'inverse, Marquer refusé classe le devis comme refusé.

Convertir en facture

Sur un devis envoyé ou accepté, cliquez Convertir en facture. Fidéo crée un brouillon de facture avec les mêmes lignes, le même client et le numéro du devis comme référence, puis l'ouvre pour que vous le vérifiiez. Il ne vous reste qu'à l'émettre et à l'envoyer.

Le devis passe alors à l'état Facturé et garde un lien vers sa facture. Les contrats joints suivent la facture.

Retrouver vos devis

La liste se trie par onglets : Tous, Envoyés, Acceptés, Expirés, Brouillons, Facturés et Refusés. Vous pouvez aussi chercher par numéro, client, référence ou montant, et filtrer par période.

Autres actions

• Dupliquer : un nouveau brouillon avec les mêmes lignes, daté d'aujourd'hui.
• PDF : télécharge le devis.
• Supprimer le brouillon : seulement pour un devis jamais émis.