Entreprise et facturation

Deux écrans du menu Paramètres règlent l'essentiel : Entreprise, pour qui vous êtes (nom, numéros de taxes, coordonnées), et Facturation, pour l'allure de vos documents (logo, numéros, délais, conditions, taxes). C'est aussi dans Facturation que vous activez les fonctions d'IA.

Ces deux écrans sont réservés aux personnes qui gèrent l'entreprise : le propriétaire et les administrateurs.

Le profil de l'entreprise

Ouvrez Paramètres → Entreprise. C'est le même formulaire qu'au démarrage, et vous pouvez le modifier en tout temps.

• L'entreprise : nom, forme juridique, NEQ, région, nombre d'employés, code SCIAN et fin de l'exercice financier. Ces renseignements servent aux rapports et à l'estimation de votre impôt.
• TPS et TVQ : cochez L'entreprise est inscrite aux fichiers de la TPS et de la TVQ, puis indiquez vos numéros, la méthode de calcul et la fréquence des déclarations.
• Coordonnées : courriel, téléphone, adresse, ville et code postal, affichés sur vos factures et vos devis.

Cliquez Enregistrer.

Avec la méthode rapide, vous remettez un pourcentage fixe de vos ventes plutôt que la différence entre les taxes perçues et payées. Choisissez alors votre activité principale : services, ou revente de biens achetés. Votre comptable peut vous dire si cette méthode vous avantage.

Une entreprise dont les ventes dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres doit s'inscrire aux taxes.

Ajouter votre logo

1. Ouvrez Paramètres → Facturation.
2. Cliquez Changer le logo, puis choisissez votre image : PNG, JPG ou WebP, 2 Mo au plus.

Le logo paraît aussitôt sur vos factures et vos devis. Un logo large, sur fond blanc ou transparent, rend le mieux.

Numérotation, délais et notes

Toujours dans Paramètres → Facturation :

• Préfixe des factures et Préfixe des devis : par exemple « F- » donne F-0001, F-0002… Lettres, chiffres, tirets et barres obliques seulement.
• Payable dans (jours) : le délai de paiement par défaut de vos factures.
• Devis valides pendant (jours) : la durée de validité par défaut de vos devis.
• Note par défaut sur les factures : « Merci de votre confiance! », par exemple.
• Pied de page : vos modalités de paiement, comme un courriel pour le virement Interac.

Cliquez Enregistrer au bas du formulaire.

Conditions générales de vente

Dans l'encadré Conditions générales de vente, écrivez vos conditions Sur les factures et Sur les devis : intérêts sur les retards, acompte, annulation… Elles s'impriment au bas des documents (sur une page à part si elles sont longues) et s'affichent au portail du client. Le client les accepte en signant un devis.

Vous facturez aussi en anglais? Ouvrez Version anglaise (documents en anglais). Laissées vides, les conditions en français servent aussi aux documents en anglais.

Les conditions sont figées dans chaque document au moment où il est émis : les changer ici ne modifie pas ce qui est déjà parti.

Les rappels de paiement

Cochez Rappels de paiement automatiques : un courriel poli, avec la facture, part tout seul quand elle est en retard. Dans Jours de retard avant chaque rappel, indiquez les paliers, séparés par des virgules (par exemple 3, 15, 30). Le texte de chaque rappel se modifie dans Paramètres → Modèles de courriel.

Les codes de taxe

La section Codes de taxe liste les combinaisons de taxes proposées dans vos listes, avec leurs taux.

• Désactiver un code qui ne vous sert pas : il disparaît des listes. Activer le ramène.
• Ajouter un code : donnez un Libellé (« TPS + TVP (C.-B.) »), choisissez la Nature : Taxable, Détaxé (0 %) ou Exonéré. Pour un code taxable, inscrivez le nom et le taux de chaque taxe (jusqu'à trois) avec + une autre taxe, puis cliquez Ajouter.

Détaxé ou exonéré? Les deux se vendent sans taxe, mais seul un bien détaxé (aliments de base, par exemple) vous permet de récupérer les taxes payées sur vos achats. Dans le doute, demandez à votre comptable.

Activer les fonctions d'IA

La section Fonctions d'IA ouvre trois services : la lecture des reçus photographiés, le classement des opérations bancaires inconnues et « Demandez à Fidéo ».

1. Lisez les explications : l'IA se paie à l'usage avec des crédits d'IA achetés d'avance, et les données nécessaires sont transmises à Anthropic (Claude), qui ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles.
2. Cochez la case de consentement.
3. Cliquez Activer les fonctions d'IA.

Une fois activée, la section affiche votre solde de crédits, le nombre de reçus lus ce mois-ci et le lien Gérer mes crédits. Désactiver les arrête en tout temps.

L'achat et la recharge des crédits sont expliqués dans la page Abonnement et crédits d'IA. Le paiement en ligne de vos factures par Stripe, aussi réglé sur cet écran, est expliqué dans la page Factures.