Espace client

L'espace client, c'est une page à votre nom où chacun de vos clients retrouve, en tout temps, ce qu'il a avec vous : ses factures, ses devis, ses paiements, ses notes de crédit et son relevé de compte. Plus besoin de renvoyer une facture perdue ou de calculer un solde au téléphone : votre client le voit lui-même.

L'espace porte votre logo et le nom de votre entreprise. Votre client s'y connecte sans mot de passe : il reçoit un lien par courriel.

Inviter une personne

Vous donnez l'accès client par client, depuis sa fiche.

1. Ouvrez Ventes → Clients, puis la fiche du client.
2. Descendez jusqu'à la section Espace client.
3. Inscrivez le Nom et le Courriel de la personne. Pour la première invitation, Fidéo propose la personne-ressource et le courriel de la fiche.
4. Cliquez Inviter.

La personne reçoit un courriel avec le bouton Ouvrir mon espace client. Ce lien d'invitation reste bon 7 jours et ne sert qu'une fois.

Vous pouvez inviter plusieurs personnes pour un même client : la propriétaire et le service de comptabilité, par exemple. Une adresse courriel ne donne toutefois accès qu'à l'espace d'un seul client.

Pour inviter des clients, il faut avoir le droit de gérer la facturation dans votre équipe.

Suivre et gérer les accès

Dans la section Espace client de la fiche, chaque personne invitée apparaît avec sa Dernière visite, ou la mention « Pas encore connecté ».

• Renvoyer : un nouveau lien d'invitation part, utile si le premier courriel s'est perdu ou a expiré.
• Retirer : l'accès est coupé tout de suite, même si la personne est connectée à ce moment-là. Fidéo garde la trace de l'accès, mais la personne ne peut plus entrer.

Au bas de la section, l'adresse de votre espace client s'affiche avec un bouton Copier. Mettez-la sur votre site Web ou dans la signature de vos courriels : vos clients y demanderont eux-mêmes leur lien de connexion.

Ce que voit votre client

En haut de la page, trois cases résument son compte :

• Solde à payer, avec le nombre de factures ouvertes;
• En retard, le montant dû après l'échéance;
• Devis à approuver.

Plus bas, des onglets : Factures, Devis, Paiements et, s'il en a, Notes de crédit. La case Seulement les factures à payer cache les factures réglées.

Un clic sur une facture ou un devis l'ouvre dans la même page que celle de vos courriels : votre client peut y télécharger le PDF, payer en ligne si vous acceptez la carte, et accepter ou signer un devis.

Le bouton Relevé de compte (PDF) lui donne un relevé à jour : ses factures ouvertes, l'âge des soldes et les paiements des 90 derniers jours.

Seuls les documents émis y paraissent : vos brouillons restent invisibles.

La connexion, côté client

1. Votre client ouvre l'adresse de votre espace client.
2. Il tape Votre adresse courriel, puis Recevoir un lien de connexion.
3. Il clique le lien reçu, puis Me connecter.

Ce lien est valable 15 minutes et ne sert qu'une fois. S'il a expiré, la page le dit et offre Recevoir un nouveau lien.

Par prudence, la page répond toujours la même chose, que l'adresse ait un accès ou non. Si votre client ne reçoit rien, vérifiez que son adresse est bien celle inscrite dans sa fiche, et suggérez-lui de regarder ses courriels indésirables.

Bon à savoir

• Le client peut se déconnecter en haut à droite de son espace.
• Au bas de la page, vos coordonnées (courriel et téléphone de l'entreprise) l'invitent à vous joindre au besoin. Gardez-les à jour dans Paramètres → Entreprise.
• Si vous supprimez un client, son espace se ferme aussi.