Baux et loyers

Le menu Gestion d'immeubles regroupe tout ce qui touche vos locataires : Baux, Avis de renouvellement, Suivi des paiements et Communications. Chaque bail est lié à un logement; c'est dans la fiche du logement qu'il se crée.

Ces fonctions font partie de l'extension Gestion d'immeubles. Une fois l'extension retirée, vos baux et vos paiements restent consultables en lecture seule.

Inscrire un bail existant

Pour un bail déjà signé sur papier :

1. Ouvrez la fiche du logement, puis Ajouter un bail.
2. Choisissez le locataire parmi vos clients, ou cliquez Nouveau locataire pour entrer son nom, son courriel et son téléphone. Ajoutez au besoin les Colocataires.
3. Inscrivez le Début et la Fin (vide : durée indéterminée), le Loyer mensuel et le jour où il est Payable le.
4. Choisissez comment le Loyer perçu par :
   • Une facture chaque mois : Fidéo crée la facture du loyer à chaque échéance, l'envoie au locataire et l'inscrit dans votre comptabilité, au nom de l'immeuble;
   • Suivi simple, sans facture : vous notez vous-même les paiements reçus; rien ne passe au grand livre.
5. Cochez ce qui est inclus, joignez le bail signé (PDF) et cliquez Enregistrer le bail.

Pour un renouvellement ou un nouveau locataire, Bail suivant. Pour un départ avant terme, ouvrez le bail et cliquez Résilier aujourd'hui (ou inscrivez la date Résilié le) : le bail reste dans l'historique et ses factures s'arrêtent. Supprimer ce bail est réservé aux erreurs de saisie.

Les taxes du loyer suivent l'Usage du logement, sur sa fiche. Un logement résidentiel a un loyer exonéré : ni TPS ni TVQ. Un local commercial (bureau, commerce, entrepôt) a un loyer taxable : si votre entreprise est inscrite aux taxes, ses factures portent la TPS et la TVQ. Sans choix, l'usage suit le type de l'immeuble : commercial pour un immeuble commercial, résidentiel pour les autres. Dans un immeuble mixte, choisissez l'usage logement par logement. Si vous changez la taxe d'un loyer dans Facturation récurrente, Fidéo garde votre choix : modifier le bail ne la réécrit plus.

Le bail électronique du TAL

Fidéo remplit le formulaire obligatoire du Tribunal administratif du logement et le fait signer en ligne par tout le monde.

1. Dans la fiche du logement, section Bail électronique, cliquez Préparer un bail. Le brouillon arrive déjà rempli avec votre entreprise et le logement.
2. Complétez les sections A à H : les parties, le logement, la durée, le loyer, les services et conditions, l'avis au nouveau locataire… Le champ Remplir avec un client existant reprend les coordonnées d'un locataire.
3. Vérifiez avec Aperçu du bail, puis cliquez Envoyer aux locataires. Chaque locataire reçoit son propre lien par courriel.
4. Le locataire lit le bail, appose ses initiales et sa signature, au doigt ou à la souris, sans créer de compte.
5. Quand tous les locataires ont signé, la section À vous de signer apparaît. Tracez vos initiales et votre signature, cochez le consentement, puis Signer et sceller le bail.

La copie signée part à toutes les parties. Le bail devient celui du logement, avec le loyer facturé chaque mois. La section Signatures suit qui a ouvert et signé; le Journal du bail garde chaque étape et l'empreinte du PDF signé.

Tant qu'il n'est pas scellé, un bail envoyé peut être annulé avec Annuler, puis corrigé avec Reprendre en brouillon et renvoyé. La page Baux liste aussi les baux électroniques en préparation ou en signature.

La liste des baux

Gestion d'immeubles → Baux montre tous vos baux et le total des loyers en cours. Filtrez par En cours, Finissent bientôt, À venir ou Terminés, cherchez un locataire ou choisissez un immeuble.

Suivre les paiements

Gestion d'immeubles → Suivi des paiements présente les loyers du mois, logement par logement. Changez de mois avec les flèches. En haut : Attendu, Reçu, En retard et Logements en retard.

• Un loyer facturé se suit tout seul : le bouton Facture ouvre la facture du mois.
• En suivi simple, cliquez Paiement reçu, inscrivez le Montant, la date Reçu le et le Mode, puis Inscrire.
• Pour un loyer En retard, le bouton Rappel envoie un courriel au locataire.

Les filtres Non payés et En retard isolent ce qui demande votre attention.

Les avis de renouvellement

Pour modifier un bail à son renouvellement (une hausse de loyer, par exemple), il faut envoyer un avis dans les délais : de trois à six mois avant la fin d'un bail de douze mois, d'un à deux mois pour un bail plus court.

Gestion d'immeubles → Avis de renouvellement fait le calcul pour vous. La section À envoyer liste les baux dont la fenêtre approche, avec les dates à respecter.

1. Cliquez Préparer l'avis.
2. Inscrivez la Hausse (%) ou le Nouveau loyer ($), au besoin la durée du bail renouvelé et d'autres modifications.
3. Cliquez Préparer et envoyer, ou Préparer seulement pour relire le PDF d'abord.

Le locataire répond en ligne : il accepte, refuse ou annonce son départ. Il a un mois pour répondre; sans réponse, il est réputé accepter. S'il accepte, Fidéo crée le bail renouvelé au nouveau loyer. S'il refuse, Fidéo vous indique la date limite pour vous adresser au Tribunal administratif du logement.

Fidéo calcule les délais, mais ne remplace pas un conseil juridique. Le TAL publie chaque année sa méthode de calcul des hausses de loyer.

Écrire à vos locataires

Gestion d'immeubles → Communications envoie un courriel aux locataires de Tous les locataires, d'Un immeuble ou d'Un logement. Partez d'un modèle (coupure d'eau, déneigement, visite du logement), remplacez les passages entre crochets, puis Envoyer. Chaque locataire reçoit le message à son nom, et ses réponses vous arrivent directement. Les Messages envoyés restent dans l'historique.