Clients, produits et services

Avant votre premier devis ou votre première facture, Fidéo a besoin de deux listes : à qui vous vendez (vos clients) et ce que vous vendez (vos produits et services). Vous les trouvez dans le menu Ventes, sous Clients et Produits et services. Une fois remplies, une facture se prépare en choisissant un client, puis quelques lignes.

Ajouter un client

1. Ouvrez Ventes → Clients, puis Nouveau client.
2. Choisissez Entreprise ou Particulier.
3. Inscrivez le Nom de l'entreprise (ou le Nom d'un particulier) et, pour une entreprise, la Personne-ressource.
4. Ajoutez le Courriel de facturation : c'est là que partiront vos devis et vos factures. Si une autre personne doit les recevoir aussi (la comptabilité du client, par exemple), inscrivez-la dans Courriels en copie, séparés par des virgules.
5. Complétez l'adresse, la Province et la Langue des factures (français ou anglais).
6. Cliquez Créer le client.

Seul le nom est obligatoire. Vous pourrez compléter la fiche plus tard.

Les réglages propres à un client

Au bas de la fiche, trois champs changent la façon dont Fidéo facture ce client :

• Taxes par défaut : quand vous changez la province, Fidéo propose les taxes qui s'y appliquent (TPS et TVQ au Québec, TVH en Ontario…). Pour un client hors du Canada, il propose une vente détaxée. Laissez « Selon l'article » si vous préférez que chaque produit décide.
• Délai de paiement (jours) : laissez vide pour utiliser celui de votre entreprise, ou inscrivez un délai propre à ce client (15 jours, 45 jours…). L'échéance de ses factures en tient compte.
• Notes internes : ce que vous voulez retenir sur ce client. Il ne les voit jamais.

Avec la fonction Multidevise (dès le forfait Essentiel), un champ Devise des factures s'ajoute : un client américain peut être facturé en dollars américains.

Fidéo calcule les taxes pour vous, mais c'est une aide : en cas de doute sur une vente hors Québec, votre comptable reste la référence.

Trouver et modifier un client

La liste se cherche par nom, contact, courriel ou téléphone. Cliquez sur un client pour ouvrir sa fiche, modifiez, puis Enregistrer.

Sous la fiche, la section Espace client permet d'inviter le client à consulter toutes ses factures en ligne. Voyez la page d'aide sur l'espace client.

Archiver un client

Un client avec qui vous ne faites plus affaire? Ouvrez sa fiche et cliquez Archiver. Il disparaît des listes de choix, mais ses factures restent consultables. Pour le retrouver, cochez Voir les archivés dans la liste; pour le réactiver, cochez Client actif sur sa fiche, puis Enregistrer.

Créer vos produits et services

Un produit ou un service, c'est une ligne toute prête : un nom, un prix et des taxes. Vous évitez de retaper « Heure de consultation, 85 $ » sur chaque facture.

1. Ouvrez Ventes → Produits et services, puis Nouveau.
2. Choisissez Service ou Produit.
3. Inscrivez le Nom et, au besoin, une Description : elle s'imprime sur la facture.
4. Inscrivez le Prix ($) et l'unité dans Par : heure, unité, jour, mois, forfait, km…
5. Choisissez les Taxes. L'option « Selon le client » applique les taxes de la province du client : pratique si vous vendez aussi hors Québec.
6. Cliquez Ajouter.

Dans un devis ou une facture, tapez quelques lettres dans + Ajouter un produit ou service… : la ligne se remplit avec le nom, la description, le prix et les taxes. Vous pouvez toujours modifier la ligne pour ce document seulement.

Pour un produit, le forfait Plus ajoute la case Suivre l'inventaire de ce produit : code de produit, coût d'achat, fournisseur habituel et quantité en main. La quantité baisse à chaque facture émise. Voyez la page d'aide sur les stocks.

Archiver un produit ou un service

Comme pour les clients : Archiver le retire des choix sans toucher aux factures où il figure déjà. Voir les archivés le fait réapparaître dans la liste.