Modèles de courriel

Chaque fois que Fidéo écrit à un client (une facture, un devis, un rappel de paiement, un remerciement), il part d'un modèle. Dans Paramètres → Modèles de courriel, vous adaptez ces textes à votre ton. Chaque modèle a une version française et une version anglaise; celle qui part suit la langue du client ou du document.

Cet écran est réservé aux personnes qui gèrent l'entreprise.

Les modèles offerts

À gauche, les modèles sont rangés par groupe :

• Ventes : Envoi d'une facture, Facture récurrente (envoi automatique), Envoi d'un devis, Envoi d'un contrat et Envoi d'une note de crédit.
• Rappels de paiement : Premier rappel (courtois), Deuxième rappel (ferme) et Dernier avis.
• Paiements : Remerciement pour un paiement reçu.
• Espace client : Invitation à l'espace client et Lien de connexion à l'espace client.

Sous le titre de chaque modèle, une phrase dit quand il est envoyé. Un point à côté du nom signale un modèle que vous avez personnalisé.

Modifier un modèle

1. Cliquez le modèle dans la liste de gauche.
2. Choisissez la langue : Français ou Anglais.
3. Modifiez le Sujet et le Texte. Une ligne vide sépare les paragraphes.
4. Cliquez Enregistrer.

Le badge Personnalisé apparaît à côté du titre. Votre texte servira à tous les prochains envois. Pas besoin d'ajouter un lien vers la facture ou le devis : le bouton pour voir le document est ajouté tout seul.

Pour les courriels proposés dans une fenêtre d'envoi (facture, devis, contrat, note de crédit), le modèle n'est qu'un point de départ : vous pouvez encore retoucher le texte au moment d'envoyer.

Les champs

Les mots entre accolades, comme {client} ou {solde}, sont des champs : Fidéo les remplace par la bonne valeur au moment de l'envoi.

• Partout : {entreprise} (votre nom), {client} et {contact} (la personne à qui on écrit, sinon le client).
• Selon le modèle : {numero}, {montant}, {date}, {echeance}, {solde}, {validite}, {jours_retard}, {paiement}, {mode}…

Sous Insérer un champ, cliquez un champ pour l'ajouter là où se trouve votre curseur, dans le sujet ou dans le texte. Survolez-le pour lire ce qu'il contient.

Les portions facultatives

Une phrase n'a de sens que si un champ est rempli? Placez-la entre doubles crochets : [[ (facture {facture})]]. Si un des champs de la portion est vide, Fidéo la retire au complet, pour éviter un texte bancal.

Voir l'aperçu et s'envoyer un essai

• Aperçu affiche le courriel tel que le client le lira, rempli avec votre dernière facture (ou avec un exemple si vous n'en avez pas encore). Rien n'est enregistré.
• M'envoyer un essai vous envoie le courriel, à votre propre adresse, avec « [Essai] » devant le sujet.

Testez toujours un modèle modifié avant le prochain envoi réel : c'est le meilleur moyen de repérer un champ mal tapé.

Les rappels de paiement

Les trois rappels partent tout seuls, selon les paliers de retard choisis dans Paramètres → Facturation : le premier palier envoie le premier rappel, le deuxième, le deuxième rappel, et les suivants, le dernier avis.

Si les rappels automatiques sont désactivés, un message orange vous le signale sur ces modèles. Activez-les dans Paramètres → Facturation, case Rappels de paiement automatiques.

Le remerciement pour un paiement

Le Remerciement pour un paiement reçu part quand un client paie en ligne, ou quand vous enregistrez un paiement (la case est cochée par défaut). La facture à jour y est jointe.

C'est le seul modèle qui se désactive : décochez Envoyer ce courriel automatiquement, puis Enregistrer.

Revenir au texte d'origine

Vous préférez le texte proposé par Fidéo? Cliquez Revenir au texte d'origine, puis confirmez. Votre version est effacée, pour la langue affichée seulement.

Un modèle laissé tel quel suit automatiquement les améliorations que Fidéo apporte à ses textes.