Divisions et emplacements

Votre entreprise fait plusieurs choses à la fois? Une boîte de production qui fait aussi de l'hébergement Web, une entreprise de construction avec un volet entretien, un commerce avec deux succursales… Fidéo vous permet de savoir ce que rapporte chaque activité.

Deux outils, qui peuvent aller ensemble :

• les divisions (ou départements, secteurs, services), pour vos activités;
• les emplacements, pour vos succursales, bureaux ou régions.

Dans les deux cas, votre comptabilité ne change pas : l'entreprise reste une seule entreprise, avec les mêmes états financiers, les mêmes taxes et les mêmes soldes. Ce sont des étiquettes qui servent à vos rapports.

Les divisions et les emplacements sont offerts dès le forfait Plus.

Activer les divisions

1. Ouvrez Paramètres → Divisions.
2. Cochez Mon entreprise possède plusieurs divisions ou départements.
3. Sous Le mot à employer dans Fidéo, choisissez celui qui vous ressemble : Division, Département, Secteur d'activité ou Service. Avec la gestion d'immeubles, Immeuble est aussi offert.
4. Cliquez Enregistrer.

Le mot choisi apparaît ensuite partout : dans le menu, dans vos factures, dans vos dépenses et dans vos rapports.

Vous changez d'idée? Décochez la case : Fidéo redevient comme avant, et rien n'est perdu.

Créer vos divisions

Dans la section Vos divisions (ou vos départements…), tapez un nom, par exemple « Production vidéo », « Hébergement Web » ou « Autres services », puis cliquez Ajouter.

Pour chaque division, vous pouvez :

• la Monter ou la Descendre, pour l'ordre des listes;
• la Renommer;
• la Désactiver : elle n'apparaît plus dans les formulaires, mais ses chiffres restent dans les rapports. Réactiver la ramène;
• la Supprimer, seulement si elle n'a jamais servi.

Attribuer une facture ou une dépense

Une fois les divisions activées, un champ s'ajoute dans vos factures, vos devis, vos notes de crédit, vos dépenses et vos factures récurrentes.

• Choisissez une division : tout le document y va.
• Ou cliquez Répartir pour partager le montant entre plusieurs divisions, en pourcentages. Le total doit faire 100 %. Parts égales fait le calcul pour vous.

Une ligne peut aussi avoir sa propre division : cliquez Division propre à cette ligne sous la ligne. Utile pour une facture qui mélange tournage et hébergement.

Les montants sont comptés avant taxes. Votre client ne voit jamais vos divisions.

Vous pouvez corriger après coup : sur la page d'une facture émise, la section de vos divisions offre un bouton Modifier.

Les divisions se posent aussi ailleurs :

• dans la fiche d'un employé, si vous avez la paie : le coût de ses paies va à sa division;
• dans les réglages WooCommerce, pour les ventes de votre boutique;
• dans une automatisation, pour étiqueter vos dépenses d'office.

Des factures ou des dépenses passées n'ont pas de division? Le rapport de rentabilité offre une page À attribuer : cochez les pièces, choisissez la division, et c'est fait.

Les emplacements

Les emplacements servent à découper votre état des résultats par succursale ou par région.

1. Ouvrez Comptabilité → Emplacements.
2. Tapez un nom, par exemple « Succursale de Québec », puis Ajouter.
3. Posez ensuite l'emplacement sur vos factures et vos dépenses.

Comme pour les divisions, vous pouvez Renommer, Archiver ou Supprimer un emplacement.

Dans Comptabilité → État des résultats, un filtre montre ensuite ce que rapporte chaque emplacement.

Lire vos résultats

Avec les divisions activées, le menu Comptabilité gagne une entrée Rentabilité par division (selon le mot choisi). Vous y voyez les revenus, les dépenses et le bénéfice de chacune. Consultez la page d'aide sur les rapports pour en savoir plus.

Ces chiffres servent à mieux gérer. Pour vos déclarations d'impôt et de taxes, l'entreprise reste une seule entité : votre comptable reste la référence.