Dépenses et reçus

Dans Dépenses → Dépenses, vous inscrivez vos achats : le loyer du bureau, l'essence, le matériel, un repas d'affaires. Chaque dépense garde son reçu, sa catégorie et ses taxes. Fidéo s'en sert pour vos rapports, pour votre déclaration de TPS et de TVQ et pour l'impôt.

Le geste le plus courant se fait au téléphone : vous photographiez le reçu à la caisse, et c'est réglé.

Saisir une dépense

1. Ouvrez Dépenses → Dépenses, puis Nouvelle dépense.
2. Touchez Photographier le reçu (l'appareil photo s'ouvre) ou Joindre un fichier (une photo ou un PDF déjà sur votre appareil). La photo est compressée automatiquement : elle prend peu de place, mais reste lisible.
3. Choisissez le Fournisseur. Un nom tapé pour la première fois est ajouté à votre liste de fournisseurs.
4. Vérifiez la Date et choisissez la Catégorie (« Fournitures », « Repas »…). La catégorie, c'est le poste de dépense où l'achat sera classé dans vos livres.
5. Entrez les montants (voir plus bas).
6. Choisissez Payé avec : le compte bancaire, la carte de crédit de l'entreprise, le comptant (petite caisse) ou Payé de ma poche (à me rembourser).
7. Cliquez Enregistrer. Vous avez une pile de reçus? Enregistrer et une autre rouvre aussitôt un formulaire vide.

Le fournisseur se souvient de sa catégorie : la prochaine fois que vous le choisissez, Fidéo la propose d'office.

Les montants et les taxes

Le plus simple : tapez le Total du reçu, puis cliquez Calculer TPS et TVQ. Fidéo trouve le montant avant taxes, la TPS et la TVQ du Québec.

Si le reçu détaille autre chose, entrez plutôt les montants exacts : Avant taxes, TPS / TVH, TVQ, Pourboire et Autres taxes. Le Total se calcule au fur et à mesure.

Si votre entreprise est inscrite aux taxes, deux champs de plus s'affichent : No TPS du fournisseur et No TVQ du fournisseur. Ils figurent sur ses factures et sont exigés pour récupérer les taxes payées. Fidéo les retient dans la fiche du fournisseur; vous ne les tapez qu'une fois.

Votre entreprise n'est pas inscrite? Alors la TPS et la TVQ payées font simplement partie du coût de la dépense.

Laisser l'IA lire le reçu

Une fois les fonctions d'IA activées, Fidéo lit le reçu dès que vous l'ajoutez. Il remplit le fournisseur, la date, les montants, les numéros de taxes et le mode de paiement, puis propose une catégorie. Ce que vous avez déjà tapé n'est jamais écrasé.

Un encadré vous prévient : Champs remplis par l'IA : vérifiez-les avant d'enregistrer. Il vous signale aussi :

• une lecture à vérifier ou incertaine (reçu froissé, photo floue);
• un écart entre le total lu et le total calculé;
• un doublon possible : Déjà saisi? si une autre dépense a la même date et le même total.

Si la lecture échoue, entrez simplement les montants à la main.

Pour activer la lecture : Paramètres → Facturation, section Fonctions d'IA, puis Activer les fonctions d'IA. Chaque lecture coûte une fraction de cent, prise sur vos crédits d'IA payés d'avance.

Retrouver vos dépenses

La liste se classe par période : choisissez en haut Ce mois-ci, Mois dernier, Ce trimestre, Cette année ou Année dernière, ou entrez vos propres dates. Trois cases résument la période : Dépensé, TPS/TVH payée et TVQ payée.

Pour chercher, tapez un fournisseur, une description, un numéro de facture ou un montant. Le filtre Toutes les catégories limite la liste à une seule catégorie. Un trombone indique qu'un reçu est joint.

Modifier ou supprimer

Cliquez une dépense pour la rouvrir. Vous pouvez changer un montant, la catégorie ou remplacer le reçu, puis Enregistrer.

Supprimer retire la dépense; l'écriture comptable est contrepassée, c'est-à-dire annulée par une écriture inverse. Vos livres gardent ainsi la trace de la correction.

Une facture de fournisseur que vous paierez plus tard se saisit aussi ici, avec Payé avec : À payer plus tard (facture du fournisseur). Voyez la page Factures à payer.