Factures à payer et fournisseurs

Un fournisseur vous envoie une facture payable dans 30 jours? Dans Dépenses → Factures à payer, Fidéo vous montre ce que vous devez, à qui et pour quand. Vous inscrivez le paiement quand vous le faites.

La facture compte dans vos dépenses et dans vos taxes à sa date, même si vous la payez plus tard. Entre les deux, le montant dû reste dans vos comptes fournisseurs, c'est-à-dire la liste de vos dettes envers vos fournisseurs.

Les factures à payer sont offertes dès le forfait Essentiel. La liste des fournisseurs, elle, est offerte dans tous les forfaits.

Inscrire une facture reçue

1. Ouvrez Dépenses → Factures à payer, puis Facture d'un fournisseur. Le formulaire de dépense s'ouvre.
2. Ajoutez la facture : photo ou PDF.
3. Choisissez le Fournisseur : il est obligatoire pour une facture à payer.
4. Entrez la date de la facture, la catégorie et les montants, comme pour toute dépense.
5. Dans Payé avec, choisissez À payer plus tard (facture du fournisseur).
6. Remplissez À payer au plus tard le. Laissé vide, Fidéo met 30 jours après la date de la facture.
7. Notez le No de facture du fournisseur : il vous aidera à vous y retrouver.
8. Cliquez Enregistrer.

Voir ce que vous devez

En haut de Factures à payer, trois repères :

• Total à payer : tout ce que vous devez à vos fournisseurs;
• Dû d'ici 7 jours : ce qui arrive à échéance cette semaine;
• Ancienneté des comptes fournisseurs : vos dettes classées par retard (À échoir, 1 à 30 jours de retard, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, Plus de 90 jours). Les montants en retard s'affichent en rouge.

La liste est triée par échéance. Une facture en retard porte la mention « en retard de … j ». L'onglet Payées montre les factures déjà réglées.

Inscrire un paiement

1. Cochez la ou les factures que vous venez de payer. Une barre apparaît au bas de l'écran.
2. Indiquez la Date du paiement et choisissez Payé avec (compte bancaire, carte de crédit, comptant ou de votre poche).
3. Pour une seule facture, vous pouvez taper un Montant : c'est un paiement partiel. Laissé vide, Fidéo paie tout le solde.
4. Pour plusieurs factures, inscrivez au besoin le No de chèque ou de virement. Chaque facture est payée au complet.
5. Cliquez Inscrire le paiement.

Le grand livre et vos comptes fournisseurs sont mis à jour aussitôt. Une facture payée en partie reste dans la liste avec son Reste à payer.

Un paiement inscrit par erreur? Ouvrez la facture : la section Paiements au fournisseur liste chaque paiement, avec un lien Retirer. L'écriture est alors annulée.

Vos fournisseurs

La liste des fournisseurs est dans Dépenses → Fournisseurs. Vous n'avez pas besoin de la remplir d'avance : un fournisseur tapé pour la première fois dans une dépense y est ajouté tout seul.

Pour chaque fournisseur, la liste montre sa catégorie habituelle et le total de vos achats chez lui cette année.

Pour ajouter un fournisseur à la main, cliquez Nouveau fournisseur. La fiche contient :

• le Nom, le Courriel, le Téléphone et l'adresse;
• le Numéro de TPS et le Numéro de TVQ, exigés pour réclamer les taxes payées sur vos achats;
• la Catégorie habituelle, proposée d'office à chaque nouvelle dépense chez lui;
• des Notes.

Fidéo complète la fiche en chemin : quand une dépense porte des numéros de taxes et que la fiche n'en a pas, il les retient. Si les numéros d'une facture ne correspondent pas à ceux de la fiche, Fidéo vous avertit sans rien changer : vérifiez qu'il s'agit bien de la même entreprise.

Archiver un fournisseur

Vous ne faites plus affaire avec un fournisseur? Ouvrez sa fiche, décochez Actif et enregistrez. Il disparaît de la liste, mais ses dépenses restent intactes. Cochez Voir les archivés pour le retrouver.