Kilométrage

Dans Dépenses → Kilométrage, vous tenez le registre de vos déplacements d'affaires. Fidéo y gère deux situations :

• un véhicule personnel (le vôtre ou celui d'un employé) : chaque trajet donne droit à une allocation, c'est-à-dire un remboursement au kilomètre, calculé au taux raisonnable de l'Agence du revenu du Canada (ARC);
• un véhicule de l'entreprise : le trajet entre au journal de bord, sans allocation. Ce journal sert à démontrer l'usage d'affaires du véhicule.

En cas de vérification, l'ARC et Revenu Québec demandent un registre tenu au fil de l'eau : date, destination, motif et kilomètres. C'est exactement ce que Fidéo conserve.

Ajouter un véhicule

Avant d'inscrire un premier trajet, ajoutez le véhicule à votre flotte.

1. Dans la section Véhicules, cliquez Ajouter un véhicule.
2. Entrez la Marque, le Modèle et le Numéro de plaque. Le Numéro de série (NIV, facultatif) compte 17 caractères.
3. Inscrivez l'Odomètre actuel (km) : c'est le point de départ du premier trajet.
4. Choisissez Appartient à : L'entreprise (journal de bord) ou Un employé (allocation au km). Pour un véhicule personnel, choisissez aussi le Propriétaire si votre équipe compte plusieurs personnes.
5. Cliquez Ajouter.

Chaque carte de véhicule affiche son odomètre actuel et ses kilomètres d'affaires de l'année.

Inscrire un trajet

1. Vérifiez la Date et choisissez le Véhicule. Fidéo propose celui de votre dernier trajet.
2. Entrez le Départ et la Destination. Les lieux déjà utilisés vous sont proposés pendant que vous tapez.
3. L'Odomètre au départ est déjà rempli : c'est l'arrivée du trajet précédent de ce véhicule. Le véhicule a roulé entre-temps pour une raison personnelle? Corrigez ce chiffre.
4. Entrez l'Odomètre à l'arrivée. La Distance se calcule aussitôt.
5. Décrivez le Motif d'affaires (« Livraison chez le client », « Achat de matériel ») et choisissez au besoin le Client (facultatif).
6. Cliquez Ajouter.

L'odomètre compte tout le trajet : si vous revenez au bureau, entrez l'odomètre au retour.

Fidéo vérifie vos chiffres. L'arrivée doit dépasser le départ, et le départ ne peut pas être plus bas que la fin du trajet précédent de ce véhicule. Au-delà de 2 000 km en un seul trajet, il vous demande de vérifier l'odomètre.

Pour corriger un trajet, cliquez le crayon dans le registre; pour le retirer, la corbeille.

L'allocation au taux de l'ARC

Pour un véhicule personnel, Fidéo applique le taux de l'année : un taux pour les 5 000 premiers kilomètres de l'année, un taux plus bas ensuite. Les deux taux sont affichés sous Kilomètres en …, avec une barre qui montre votre progression vers le seuil de 5 000 km. Le cumul se fait par personne.

Les trajets en véhicule de l'entreprise ne comptent pas dans ce cumul. Dans le registre, ils portent la mention « journal de bord » plutôt qu'un montant.

Si le taux de l'année n'est pas encore publié, Fidéo utilise celui de l'année précédente et vous le dit.

Une allocation qui respecte le taux de l'ARC n'est généralement pas imposable pour la personne qui la reçoit. Ces calculs restent des estimations : votre comptable demeure la référence pour votre situation.

Vous faire rembourser

La case À rembourser additionne les allocations des trajets pas encore remboursés. Cliquez Créer la dépense : Fidéo crée une seule dépense « Allocation de kilométrage » pour tous ces trajets. Elle est inscrite comme payée de votre poche, au compte « Frais de véhicule ».

Chaque trajet remboursé affiche alors le numéro de cette dépense. Il est verrouillé : pour le modifier, supprimez d'abord la dépense d'allocation.

Le registre annuel

Les flèches à côté de l'année font passer d'une année à l'autre. Registre CSV télécharge le registre complet de l'année, prêt à ouvrir dans Excel. Il contient la date, le départ, la destination, le motif, le client, le véhicule, les deux odomètres, les kilomètres, l'allocation et la dépense de remboursement. Gardez-le avec vos documents fiscaux.

Si vous pouvez consulter la comptabilité, une liste en haut de l'écran vous permet aussi d'afficher les trajets d'un autre membre de l'équipe. Chacun inscrit toutefois ses propres trajets.

Retirer un véhicule

Vendu ou remplacé? Cliquez la corbeille sur la carte du véhicule. S'il a des trajets, il est seulement retiré de la flotte : ses trajets restent au registre. Pour le remettre en service, ouvrez-le avec le crayon et cochez Dans la flotte.