Automatisations

Une automatisation, c'est une règle simple : quand quelque chose arrive, alors Fidéo s'en occupe. Relancer un client dont la facture est en retard, vous prévenir d'un gros paiement, rappeler qu'un fournisseur est à payer, ranger une dépense dans le bon projet : vous l'écrivez une fois, Fidéo le fait ensuite tout seul.

Vous les trouvez dans Paramètres → Automatisations.

Les automatisations sont offertes avec le forfait Avancé.

Partir d'un exemple

Au bas de la page, la section Pour commencer propose des règles prêtes à adapter :

• Relancer le client 7 jours après l'échéance;
• Me prévenir d'un paiement de plus de 1 000 $;
• Rappel 3 jours avant de payer un fournisseur;
• Alerte de stock bas;
• Devis sans réponse après 10 jours.

Cliquez un exemple : le formulaire s'ouvre déjà rempli. Changez ce que vous voulez, puis Enregistrer.

Créer une automatisation

1. Cliquez Nouvelle automatisation et donnez-lui un Nom.
2. Sous Quand, choisissez ce qui la déclenche :
   • Une facture est en retard;
   • Une facture fournisseur arrive à échéance;
   • Un devis reste sans réponse;
   • Un produit atteint son seuil de réapprovisionnement;
   • Un paiement est reçu;
   • Un devis est accepté;
   • Une dépense est saisie;
   • Un nouveau client est créé.
3. Ajoutez au besoin des conditions. Selon le déclencheur : un nombre de jours (après l'échéance, après l'envoi, ou avant l'échéance), Seulement à partir de ($) pour un montant minimum, un Client, un Fournisseur ou une Catégorie de dépense précis.
4. Sous Alors, choisissez l'action (voir plus bas).
5. Laissez Active cochée, puis Enregistrer.

Les trois actions

Prévenir dans la cloche. Un avis apparaît dans la cloche, en haut de Fidéo. Donnez un Titre de l'avis et cochez qui prévenir; si vous ne cochez personne, ce sont les personnes qui gèrent l'entreprise.

Envoyer un courriel. Inscrivez les adresses, séparées par des virgules, un Sujet et un Message. Pour une facture en retard ou un devis sans réponse, vous pouvez cocher Envoyer au client (avec le lien de son portail) : votre client reçoit la relance avec le lien pour consulter et payer.

Pour éviter les abus, les autres courriels ne partent que vers les membres de votre équipe, l'adresse de votre entreprise et son domaine. Pour écrire à un client, cochez la case prévue.

Étiqueter la dépense (projet, catégorie, emplacement). Avec le déclencheur « Une dépense est saisie » seulement. Choisissez le Projet, la Division (posée seulement si la dépense n'en a pas déjà une) ou l'Emplacement à poser d'office. Exemple : toutes les factures de votre fournisseur de matériel vont au projet en cours.

Les variables dans vos messages

Dans un titre, un sujet ou un message, glissez des variables entre accolades : Fidéo les remplace par les vraies valeurs. Le formulaire vous montre celles qui conviennent au déclencheur choisi, comme {client}, {numero}, {montant}, {echeance} ou {jours}.

Exemple : « Rappel : facture {numero} » devient « Rappel : facture F-0142 ».

Quand les règles s'exécutent

• Les règles liées au temps (facture en retard, fournisseur à payer, devis sans réponse, stock bas) sont vérifiées chaque matin à 8 h. L'icône Vérifier maintenant les fait tourner tout de suite.
• Les règles liées à un événement (paiement reçu, devis accepté, dépense saisie, nouveau client) agissent dès que l'événement se produit.

Une règle n'agit qu'une fois par document : un client en retard reçoit une seule relance de cette règle, pas une par jour. Pour une deuxième relance, créez une deuxième règle, à 14 jours par exemple.

Une importation de clients ou de produits ne déclenche aucune automatisation : pas de 300 avis « nouveau client » d'un coup.

Suivre et modifier

Chaque règle affiche son nombre d'exécutions et la date de la dernière. Décochez Active pour la mettre en pause, ou utilisez le crayon pour la Modifier et la corbeille pour la Supprimer.

La section Dernières exécutions montre ce que vos règles ont fait récemment, et signale en rouge ce qui n'a pas fonctionné.