Importer et exporter

Vous arrivez de Sage 50, de QuickBooks, de Perfex ou d'un simple fichier Excel? Pas besoin de tout retaper : Fidéo reprend vos listes de clients, de fournisseurs et de produits et services. Et à l'inverse, vous pouvez emporter toutes vos données en tout temps.

Tout se passe dans Paramètres → Importer et exporter.

Pour vos soldes comptables de départ et vos factures impayées, c'est ailleurs : voyez Comptabilité → Soldes d'ouverture.

Préparer votre fichier

Fidéo lit les fichiers CSV et Excel (.xlsx), avec une ligne d'en-têtes en haut. Sous chaque onglet, la page rappelle comment sortir la liste de votre ancien logiciel. Par exemple, pour vos clients :

• QuickBooks Online : Ventes → Clients, puis l'icône « Exporter vers Excel »;
• Sage 50 : Rapports → Clients et ventes → Liste des clients, puis Exporter;
• Perfex, Excel ou autre : toute liste avec une ligne d'en-têtes.

Importer une liste

1. Choisissez l'onglet : Clients, Fournisseurs ou Produits et services.
2. Sous Fichier CSV ou Excel, choisissez votre fichier, puis cliquez Lire le fichier.
3. Fidéo affiche Vérifiez les colonnes. Pour chaque champ de Fidéo, il a déjà deviné la bonne colonne de votre fichier, même si les en-têtes sont en anglais (« Company », « Phone », « Postal code »). Corrigez au besoin; choisissez — Aucune colonne — pour laisser un champ vide.
4. Regardez l'aperçu des 5 premières lignes, telles qu'elles seront importées.
5. Décidez quoi faire des fiches qui existent déjà (voir plus bas).
6. Cliquez Importer. Le bouton indique le nombre de lignes.

Un message vous dit ensuite combien de fiches ont été créées, complétées ou ignorées, et quelles lignes sont à revoir.

La colonne Nom est la seule obligatoire : sans elle, le bouton Importer reste grisé.

Les champs repris

• Clients : nom, personne-ressource, courriel, téléphone, adresse, ville, province, code postal et notes.
• Fournisseurs : les mêmes coordonnées, plus le No de TPS et le No de TVQ.
• Produits et services : nom, description, prix, type (service ou produit) et unité.

Les fiches qui existent déjà

Fidéo reconnaît une fiche existante par son nom, ou, pour un client, par son courriel.

• Case décochée : la fiche existante reste telle quelle et la ligne du fichier est ignorée.
• Case Compléter les fiches qui existent déjà cochée : les champs remplis dans le fichier remplacent ceux de la fiche; une cellule vide n'efface rien.

Vous pouvez donc importer le même fichier deux fois sans créer de doublons.

Une importation ne déclenche pas vos automatisations : pas de 300 avis « nouveau client » d'un coup.

Exporter toutes vos données

Vos données vous appartiennent. Sous Exporter toutes mes données, Fidéo prépare un fichier ZIP qui contient :

• une feuille par table (clients, factures, dépenses, écritures…), lisible dans Excel;
• si vous cochez Inclure les PDF des documents, les PDF de vos factures, devis et notes de crédit;
• vos reçus et vos pièces jointes.

1. Cochez ou non Inclure les PDF des documents (plus long à préparer).
2. Cliquez Préparer l'export.
3. Fidéo travaille en arrière-plan. La cloche vous prévient quand le fichier est prêt : cliquez l'avis pour le télécharger.

Le fichier reste disponible 24 heures, puis il est effacé du serveur.

C'est utile pour votre comptable, pour vos archives, ou si un jour vous quittez Fidéo.

L'export contient des renseignements personnels sur vos clients, vos fournisseurs et vos employés : gardez-le en lieu sûr, et évitez de l'envoyer par simple courriel.

Qui peut le faire

L'importation et l'exportation sont réservées aux personnes qui gèrent l'entreprise dans votre équipe.