Factures

Dans Ventes → Factures, vous préparez vos factures, vous les envoyez par courriel et vous suivez ce qu'on vous doit. En haut de la liste, deux montants vous donnent l'heure juste : À recevoir et En retard.

Créer une facture

1. Ouvrez Ventes → Factures, puis Nouvelle facture.
2. Dans Client, tapez quelques lettres et choisissez le client.
3. Vérifiez la Date et l'Échéance. L'échéance suit le délai de paiement du client, ou celui de votre entreprise.
4. Ajoutez vos lignes avec + Ajouter un produit ou service… ou Ligne libre, puis ajustez Quantité, Prix ($), Rabais (%) et Taxes.
5. Au besoin, écrivez une Note au client. Plus d'options donne accès à la référence (bon de commande), à la langue, au pied de page et aux conditions.
6. Cliquez Enregistrer le brouillon, ou Émettre la facture.

Une facture née d'un devis accepté arrive déjà remplie : vérifiez-la, puis émettez-la.

Brouillon, émise, payée

• Un brouillon n'a pas de numéro et ne compte pas encore dans vos ventes.
• Émettre donne à la facture son numéro (F-0001, F-0002…) et l'inscrit dans vos livres, taxes comprises.
• Une facture émise se modifie encore tant qu'aucun paiement n'a été enregistré.

Les états que vous verrez : À payer, Payée en partie, En retard (l'échéance est passée), Payée, Remboursée et Annulée.

Envoyer la facture

1. Sur la page de la facture, cliquez Envoyer.
2. Le courriel de facturation du client et ses courriels en copie sont déjà inscrits; ajoutez-en au besoin.
3. Ajustez l'Objet et le Message, puis Envoyer.

Le PDF est joint, avec un lien vers la facture en ligne. Un brouillon est d'abord émis et numéroté. Fidéo vous indique ensuite quand le client a consulté la facture. Copier le lien client vous donne ce lien à transmettre vous-même.

Vous pouvez joindre des documents avec Joindre un fichier (PDF, Word, Excel ou image, 20 Mo au plus) et choisir s'ils partent avec le courriel.

Enregistrer un paiement

Le client a payé par virement Interac, chèque ou comptant?

1. Sur la facture, cliquez Paiement.
2. Vérifiez le Montant ($) et la Date.
3. Choisissez le Mode de paiement : Virement Interac, Virement bancaire, Chèque, Comptant, Carte (terminal) ou Autre.
4. Ajoutez une Référence au besoin (numéro de chèque, de confirmation…).
5. Cochez Envoyer un remerciement au client, avec la facture à jour si vous le souhaitez, puis Enregistrer.

Un paiement partiel laisse un solde : la facture passe à Payée en partie. Une erreur? L'icône de corbeille, à côté du paiement dans Paiements reçus, le retire et rétablit le solde.

Si le client a du crédit (une note de crédit pas encore utilisée), un encadré vert vous propose de l'Appliquer sur la facture.

Recevoir les paiements en ligne

Branchez votre compte Stripe dans Paramètres → Facturation, section Paiement en ligne, avec Brancher mon compte Stripe. Vos clients voient alors un bouton Payer en ligne sur leurs factures : carte, Apple Pay ou Google Pay.

L'argent va directement dans votre compte Stripe. Le paiement s'inscrit tout seul sur la facture, et vous êtes avisé dans la cloche. Les frais de Stripe sont retenus par Stripe et classés automatiquement en dépense.

Rappels de paiement automatiques

Dans Paramètres → Facturation, cochez Rappels de paiement automatiques. Fidéo envoie alors un courriel poli, avec la facture, quand elle est en retard. Dans Jours de retard avant chaque rappel, inscrivez vos paliers (3, 15, 30 au départ) : un rappel par palier, jamais deux fois le même.

Factures récurrentes

Pour un abonnement, un entretien mensuel ou un loyer, ouvrez Ventes → Récurrentes, puis Nouvelle.

1. Choisissez le Client et donnez un Nom pour vous retrouver (« Hébergement web mensuel »).
2. Dans Répéter, choisissez la fréquence : tous les X semaines, mois, trimestres ou ans.
3. Indiquez la date Prochaine facture le et, au besoin, un Nombre de factures ou une date de fin.
4. Choisissez si chaque facture est émise et envoyée au client automatiquement, ou créée en brouillon pour que vous la vérifiiez.
5. Ajoutez les lignes, puis Créer.

Fidéo produit les factures chaque matin. Dans la liste, Pause suspend une récurrence, Reprendre la relance, et Maintenant produit la prochaine facture sans attendre.

Annuler, dupliquer, retrouver

• Annuler la facture : possible tant qu'aucun paiement n'est inscrit. Elle garde son numéro, mais ne compte plus.
• Note de crédit et Rembourser : pour corriger une facture émise ou rendre de l'argent. Voyez la page d'aide sur les notes de crédit.
• Dupliquer : un nouveau brouillon avec les mêmes lignes.
• La liste se trie par onglets (Toutes, À recevoir, En retard, Brouillons, Payées, Remboursées, Annulées) et se cherche par numéro, client, référence, montant ou période.