Outils comptables

Fidéo tient votre comptabilité en partie double, comme un comptable : chaque facture, paiement, dépense ou déclaration passe sa propre écriture. Vous n'avez presque jamais à toucher à ces outils. Ils servent à vérifier, à corriger sur demande de votre comptable et à démarrer vos livres.

Où les trouver : au niveau Avancé, ils sont dans le menu Comptabilité. Au niveau Débutant, ils sont rangés à part, dans la section Outils comptables au bas du menu.

Le journal

Journal liste toutes les écritures, dans l'ordre. Une écriture, c'est l'inscription d'une opération : au moins deux lignes, où le total des débits égale celui des crédits. Choisissez la période en haut de la liste.

Passer une écriture manuelle

L'écriture manuelle sert aux ajustements que demande votre comptable : un prêt, un apport du propriétaire, un amortissement annuel.

1. Cliquez Écriture manuelle.
2. Inscrivez la Date et la Description.
3. Pour chaque ligne, choisissez le Compte et tapez le montant au Débit ou au Crédit. Le lien + une ligne en ajoute.
4. Le bas du formulaire affiche l'écart; quand l'écriture est Équilibrée, cliquez Passer l'écriture.

Corriger une erreur

Une écriture ne s'efface pas. Sur une écriture manuelle, cliquez Contrepasser : Fidéo passe l'écriture inverse, qui l'annule, et les deux restent visibles. Le bouton n'apparaît que sur les écritures manuelles : celles des factures, paiements et dépenses suivent leur document.

Le grand livre

Grand livre montre chaque mouvement d'un compte, avec son solde au fil des jours. Choisissez le compte dans la liste, puis la période. Le tableau part du solde d'ouverture et se termine sur le solde de clôture. C'est l'outil pour retrouver d'où vient un montant.

La balance de vérification

Balance donne le solde de chaque compte à une date, regroupés par type. Le total des débits égale toujours celui des crédits : c'est la preuve que les livres sont cohérents, et souvent le premier document que demande un comptable. Changez la date en haut; cliquez un compte pour ouvrir son grand livre.

Le plan comptable

Plan comptable, c'est la liste des comptes où Fidéo classe chaque montant, regroupés en actifs, passifs, capitaux, revenus et dépenses. Les comptes marqués Fidéo sont alimentés automatiquement par vos factures, paiements et dépenses; certains indiquent aussi leur ligne du formulaire T2125.

• Renommer un compte, pour qu'il parle votre langage.
• Désactiver un compte que vous n'utilisez plus. Les comptes dont Fidéo se sert ne peuvent pas être désactivés.
• Ajouter un compte : son numéro, son nom et son type, puis Ajouter. Numérotation habituelle : 1000 actifs, 2000 passifs, 3000 capitaux, 4000 revenus, 5000 et plus dépenses.

Les soldes d'ouverture

Vous arrivez d'un autre logiciel? Soldes d'ouverture reprend votre balance de vérification : vos soldes de banque, de clients, de fournisseurs, de taxes et de capital deviennent le point de départ de vos livres dans Fidéo.

1. Exportez la balance de vérification de votre ancien logiciel, à la veille de votre premier jour dans Fidéo. La page explique où la trouver dans Sage 50 et dans QuickBooks. Sinon, demandez-la à votre comptable.
2. Choisissez le Logiciel, le Premier jour dans Fidéo et le fichier (CSV ou Excel), puis cliquez Lire le fichier.
3. Vérifiez où va chaque compte : un compte existant de Fidéo, Créer ce compte dans Fidéo, ou Bénéfices non répartis pour les revenus et dépenses de l'exercice terminé.
4. Quand le total est Équilibrée, cliquez Enregistrer les soldes d'ouverture.

Fidéo passe une seule écriture d'ouverture et ferme les livres la veille. Vous pouvez tout reprendre avec Annuler et recommencer.

Reprendre les factures impayées

Dans la même page, Factures impayées à reprendre importe la liste des factures que vos clients vous doivent encore. Choisissez le logiciel et le fichier, cliquez Lire la liste, puis Reprendre ces factures. Vous en suivez ensuite les paiements et les rappels dans Fidéo. Leur montant est déjà compris dans le solde d'ouverture des comptes clients : il n'est pas compté deux fois, et Fidéo vous dit si les deux concordent.

Fermer les livres

Une fois l'exercice remis à votre comptable, fermez-le. Au bas du Journal, section Fermer les livres, choisissez la date Fermés jusqu'au, puis Enregistrer. Plus aucune écriture ne peut alors être datée de cette période; une correction se fera à une date ouverte.

Seule une personne qui gère l'entreprise peut fermer les livres.